Una buona gestione del tempo non può prescindere da una to-do list ben fatta. O almeno così si dice.

Eppure la to-do list ideale, quella che può renderci meravigliosamente produttivi, sembra essere una sorta di Santo Graal e già il fatto che esistano così tanti metodi disorienta.

Quante volte abbiamo provato a tenere una to-do list e dopo un po’ abbiamo abbandonato?

Quante volte ci siamo ritrovati a trascrivere e riportare le stesse attività da un giorno all’altro, giorno dopo giorno, constatando frustrati che la nostra to-do list sembrava rimanere tale e quale, nella migliore delle ipotesi, o addirittura allungarsi nella peggiore?

Scriviamo un lungo elenco di compiti da svolgere, cercando di farlo il più completo possibile, e ci sentiamo finalmente organizzati e in controllo.

A fine giornata riguardiamo la nostra to-do list e il senso di organizzazione e controllo si trasforma in frustrazione, perché le attività spuntate sono poche rispetto a quelle rimaste da fare. Per qualche giorno, però, continuiamo ligi a trascrivere e ad aggiornare.

A quel punto, la gestione della to-do list si è trasformata in un lavoro in sé e comincia a farsi strada il pensiero che ci sia qualcosa che non va se uno strumento di gestione del tempo ci fa perdere tempo. Allora, demotivati, abbandoniamo.

Personalmente, ci ho messo anni di tentativi di vario tipo (e un numero eccessivo di letture sul tema) per arrivare a “distillare” una to-do list che centrasse il suo scopo.

La to-do list ideale è semplicemente quella che:

  • riduce al minimo il tempo necessario per compilarla
  • genera motivazione e non frustrazione
  • rende realmente più produttivi

 

I VANTAGGI DELLA MICRO TO-DO LIST

 

Un elemento fondamentale è la brevità: perché una to-do list sia certamente efficace dev’essere corta. Quanto corta? Bastano tre attività, soltanto tre.

È chiaro che in una giornata abbiamo ben più di tre cose da fare, ma questo numero “magico” ha il potere di aiutarci a stabilire le attività che sono davvero più importanti per la giornata, quelle che, se portate a termine nei tempi stabiliti, produrranno il massimo impatto positivo e ci faranno sentire soddisfatti.

Una to-do list lunga frustra perché sottolinea il “non fatto” più del “fatto”, mostrandoci tutto quello che non siamo riusciti a compiere e che dobbiamo rimandare al giorno successivo. 

Una micro to-do list, invece, aiuta a semplificarci la vita e crea un circolo virtuoso: portare a termine tre attività è più facile, genera soddisfazione con uno sforzo sostenibile anche sul lungo periodo, consente di recuperare un senso di controllo del nostro tempo e di conseguenza della nostra vita.

La cosa migliore è identificare e scrivere le tre attività del giorno successivo alla sera, prima di andare a dormire. In questo modo la mattina potremo concentrare subito le energie su quello che abbiamo deciso di fare, a mente fresca.  

 

DEFINIRE LE PRIORITÀ PER LA GIORNATA

 

Un altro punto fondamentale è che le tre attività siano attività prioritarie, non scelte più o meno a caso fra le decine di attività che ci si presentano ogni giorno.

Sono stati versati fiumi d’inchiostro sul come definire le priorità, è un tema chiave della crescita personale, perché decidere a che cosa dedicare prioritariamente il nostro tempo è essenziale per ottenere i risultati che desideriamo e per trasformare una semplice to-do list in uno strumento fondamentale.

Riflettere su base quotidiana sulle nostre priorità ci aiuta a gestire il nostro tempo in coerenza con i nostri obiettivi e a rimanere focalizzati. 

Fra i tanti libri sul tema, ho trovato particolarmente utili due volumi:

 

Tornando alla to-do list, esistono tantissime app e programmi on line che possono aiutarci a gestirla. Da Remember the Milk a Google Tasks, è impossibile non riuscire a trovare lo strumento più adatto alle nostre esigenze.

Personalmente, col passaggio alla micro to-do list sono tornata a carta e penna. Il motivo è molto semplice: il mio obiettivo è sempre quello di non sprecare tempo e di ottenere il massimo risultato senza sforzi inutili. 

Ho tre attività prioritarie da scrivere e carta e penna restano la cosa più veloce per farlo.

Questa è la mia scelta, ma non è detto che sia la tua. L’importante è trovare il modo più facile e piacevole per te per scrivere agevolmente la tua to-do list tutti i giorni.

 

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