Capita spesso che ti si sbriciolino le giornate? Arrivi a sera e ti sembra di non aver combinato niente, nonostante tu non ti sia fermato neanche un minuto? C’è un “trucco” che può risultarti molto utile per risolvere il problema: si chiama “batching” e non è altro che una semplicissima tecnica di gestione del tempo.

Come funziona? Il batching raggruppa attività identiche o simili, da svolgere tutte in un determinato blocco di tempo. La durata non è fissa, la stabilisci tu in base alle tue esigenze: può essere una mezz’ora o un’ora filata, un’intera mattina o addirittura una giornata, se necessario. La cosa essenziale è raggruppare.

Ad esempio, faccio batching anche quando decido di smaltire tutte le email solo in determinati momenti della giornata (magari dalle 9,30 alle 10 e dalle 14,30 alle 15), evitando in questo modo di interrompere quello che sto facendo per controllare la posta ogni dieci minuti.

Il batching può farti risparmiare un sacco di tempo e rendere le tue giornate molto più produttive, perché:

● elimina lo spreco di tempo che si genera passando da un’attività all’altra. Ogni “passaggio” infatti richiede al cervello di ri-orientarsi; questo ha sempre dei costi in termini di tempo che, sommati, pesano (se non sei convinto che sia così, fai l’esercizio che trovi nell’articolo “Il segreto per aumentare la tua produttività in 11 parole”);

● riduce i tempi di “avviamento”. Qualunque attività ha bisogno di un minimo di tempo per essere avviata, necessario anche solo per attrezzarti con quanto serve per svolgerla (ad esempio, se devi fare un lavoro che richiede il computer, devi metterti al pc, avviare i programmi che ti servono, cercare e aprire i file necessari, ecc.). Attività simili richiedono risorse simili, quindi col batching recuperi quello che ti serve una volta sola, all’inizio del blocco di tempo che hai stabilito;

● ti focalizza su specifici compiti e quindi ti rende più facile la concentrazione (a maggior ragione se ti aiuti con la famosa “tecnica del pomodoro“, di cui ti ho già parlato in un articolo dedicato);

● massimizza la tua efficienza nell’ambito in cui hai deciso di applicarlo.

 

10 IDEE PER INIZIARE SUBITO A FARE BATCHING

 

A che cosa si può applicare il batching? Praticamente a tutto, puoi trarne vantaggio in moltissimi ambiti. Eccoti 10 suggerimenti:

1. CONTABILITÀ. Dedica del tempo in uno specifico giorno della settimana per smaltire fatture, pagamenti, bollette, insomma di tutte le attività amministrative che devi svolgere;

2. CUCINA. Puoi cucinare la domenica, o quando vuoi tu, più pasti e surgelarli. Questo è un ambito perfetto per il batching.

3. EMAIL. Stabilisci in quali orari della giornata smaltire le email e fallo solo negli intervalli di tempo che hai fissato. Come abbiamo già detto, controllare le email ogni dieci minuti è una delle attività che in assoluto fa perdere più tempo e concentrazione;

4. LETTURA DI ARTICOLI E NEWSLETTER. Dedica quindici o trenta minuti al giorno alle fonti che ami seguire, per leggerle tutte insieme. Puoi aiutarti con Feedly (o un altro aggregatore di notizie), per raggruppare i post dei siti che ti interessano, e usare il servizio gratuito Rollup di Unroll.me per accorpare invece le newsletter. Le consegna una volta al giorno tutte insieme, sei tu a scegliere quando;

5. TELEFONATE. Raggruppa le telefonate che devi fare e smaltiscile tutte in sequenza una volta al giorno;

6. SOCIAL. Vale quanto detto per le email. Anche questa è un’attività molto dispersiva, quindi meglio fissarsi un tempo, una o due volte al giorno, per smaltire tutte insieme le notifiche, invece di controllarle continuamente;

7. SPESE/COMMISSIONI. Programma di andare in tintoria, in posta, dal calzolaio, quello che è, in una sola volta;

8. CURA DELLA PERSONA. Devi andare dal parrucchiere, dall’estetista, ecc.? Prenota tutto per lo stesso giorno;

9. RIPARAZIONI IN CASA. Accorpa le piccole inevitabili riparazioni che ci sono da fare in casa. Se non sono urgenti, scrivile e poi falle tutte insieme;

10. TEMPO LIBERO. Questo è uno dei batching che amo di più. In realtà, non si tratta qui di raggruppare attività, ma di raggruppare le ore libere, in modo da avere abbastanza tempo per riposare davvero o dedicarsi a ciò che ci dà gioia. Molto spesso il nostro tempo libero si spezzetta in piccole commissioni o impegni qua e là e finisce per non consentirci il necessario recupero, fisico e mentale. Proteggilo, fai in modo che sia davvero libero, anche solo per una giornata intera ogni tanto. 

Questi solo suggerimenti di possibili applicazione del batching. Trova quelli che funzionano meglio per te, cominciando a chiederti se quello che stai facendo può essere raggruppato con altre attività simili.

 

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