Recentemente, per la prima volta nella mia vita, sono stata a fare un ritiro spirituale in un monastero zen. Avevo la necessità di svuotare la mente in modo più radicale di quanto io non faccia tutti i giorni. Ero alla ricerca di un’esperienza più straordinaria che ordinaria, rispetto al mio quotidiano.

Nel monastero la giornata era scandita al dettaglio, dalla sveglia all’ora di ritirarsi, e comprendeva sessioni quotidiane di meditazione e di lavori manuali, come la cura dell’orto dei monaci o la raccolta di erbe utili per la cena della comunità.

Confesso che quando ho visto il programma mi sono chiesta se ce l’avrei fatta a gestire un ritmo così scandito non deciso da me, per giunta da svolgersi il più possibile in silenzio. Non solo ce l’ho fatta, ma è stata un’esperienza che non vedo l’ora di ripetere: sono tornata a casa felice.

Gli aspetti più profondi di un’esperienza del genere sono intimi e credo diversi per ciascuno di noi. Li sto ancora metabolizzando, quindi ti parlerò di un aspetto solo in apparenza meno importante legato alla gestione del tempo.

 

UNA GIORNATA ORGANIZZATA PER BLOCCHI DI TEMPO

 

Durante il ritiro la fine di ogni attività era segnalata a tutti con suoni specifici: quando terminava il tempo previsto per quell’attività, non appena si udiva il suono si smetteva e ci si riposava.

Ho molto riflettuto su questa scansione del tempo, che pensavo si sarebbe rivelata costrittiva e che invece mi ha fatto sentire benissimo. In aggiunta a questo, si è dimostrata perfettamente coerente con le tecniche di produttività di cui mi occupo, per queste ragioni:

●  il tempo era organizzato per blocchi sostenibili, sia per la meditazione sia per i lavori manuali (massimo un’ora e mezza);

●  l’alternanza costante fra impegno e riposo era codificata e considerata essenziale;

●  l’organizzazione del tempo per blocchi liberava dalla tirannia del dover finire a tutti i costi quell’attività, assolvendo dall’ansia della prestazione dentro quel tempo;

●  la durata limitata del blocco e la certezza del riposo immediatamente successivo rendeva qualitativamente alto l’impegno profuso in ogni attività; il pensiero era “in quest’ora faccio del mio meglio”.

Anche senza andare a fare un ritiro, esiste una tecnica di gestione del tempo, non a caso molto efficace, che si basa su questi stessi principi e che ti aiuta a riprendere il controllo della tua giornata: il Timeboxing, che altro non è che una pianificazione per blocchi di tempo (anche la notissima Tecnica del Pomodoro è comunque una forma di Timeboxing, ma lavora su tempi già stabiliti dalla tecnica stessa: alterna 25 minuti di lavoro con 5 di riposo; questo per molte persone non è ottimale, proprio perché obbliga a interrompere il flusso del lavoro dopo 25 minuti, che non sono molti).

Con il Timeboxing crei dei blocchi di tempo per ogni attività, in modo da avere un preciso orario d’inizio e di fine per ciascun compito. Questa tecnica ti aiuta a darti dei limiti precisi e a non andare avanti a oltranza: il concetto è lavorare solo fino a quando non finisce il tempo che hai deciso di dedicare a quella determinata attività. I limiti ti aiutano a focalizzarti meglio e ti portano a essere più produttivo.

Il Timeboxing si rivela determinante quando hai a che fare con progetti complessi o a lungo termine, che diventano gestibili perché spezzati in blocchi quotidiani, in parole povere facendo un po’ ogni giorno.

Puoi applicare questo metodo praticamente a tutto, in ambito sia professionale che personale (non dimenticarti dei tuoi interessi: se li pianifichi ti sarà più facile non sbilanciare la tua vita sul fronte del lavoro).

 

COME INIZIARE DA SUBITO A USARE IL TIMEBOXING

 

Ecco tutto quello che devi sapere per cominciare a usare il Timeboxing:

1. individua le attività che desideri pianificare; 

2. stabilisci il tempo che puoi dedicare a ciascuna, sarà il blocco di tempo per quell’attività. Un’ora? Un’ora e mezza? In genere si procede per incrementi di 15 o 30 minuti, ma puoi fare come ritieni meglio;

3. metti il blocco in agenda, qualunque sia il tipo di agenda che usi (se non lo metti in agenda, il tempo non è realmente bloccato). Usare uno strumento come Google Calendar può aiutarti molto perché ti consente di visualizzare il tuo Timeboxing, abituandoti a pensare il tempo in questi termini, ma puoi usare anche un normalissimo Excel;

4. pianifica l’attività più importante nel momento della giornata in cui sai di essere più produttivo;

5. evita le distrazioni: prima di cominciare disattiva le notifiche sul cellulare e durante non guardare le email (a meno che il blocco non sia dedicato proprio allo smaltimento delle email);

6. imposta un timer che ti avvisi della fine del blocco di tempo che hai stabilito per quell’attività, in modo da non doverti continuamente interrompere per guardare l’orologio;

7. focalizzati sul compito a cui ha deciso di dedicarti fino a quando non suona la sveglia;

8. fai il possibile per iniziare con puntualità quando stabilito e smetti nel momento in cui suona il timer; 

9. prevedi delle pause fra un blocco e l’altro; i momenti di riposo sono necessari, non rispettarli rende meno produttivi;

10. se svolgi un’attività su base quotidiana, possibilmente fissa il suo blocco di tempo ogni giorno alla stessa ora: ti aiuterà a stabilire una routine.

 

 

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