“Il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo a disposizione per completarlo”. Hai già sentito questa frase?  

È la cosiddetta legge di Parkinson (nonché l’inizio dell’omonimo libro dello storico Cyril Northcote Parkinson) e vuole solo dire che più tempo abbiamo, più… ce la prendiamo comoda.

La legge di Parkinson è stata scritta sessant’anni fa, ma è più valida che mai, ne abbiamo quotidianamente prova: quando non siamo pressati da una scadenza, qualsiasi attività che dobbiamo compiere finisce per occupare non il tempo effettivamente necessario per svolgerla, ma tutto il tempo disponibile (e magari non arriviamo neanche a completarla). L’impatto sulla nostra produttività è rovinoso.

Se ci pensi, è la ragione per cui gli obiettivi per l’anno nuovo spesso falliscono, nonostante siano figli delle nostre migliori intenzioni. A fine gennaio abbiamo fatto poco o nulla, ma ci diciamo interiormente “tanto c’è ancora un sacco di tempo!”. Non avendo nessun senso di urgenza, ci comportiamo in conseguenza: rimandiamo il momento dell’azione di mese in mese, fino a che dei nostri obiettivi per l’anno nuovo non ci ricordiamo neanche più.

Secondo l’esperto di produttività Brian P. Moran, il problema sta nel pensare su base annua: un anno è un orizzonte temporale troppo lungo. Oltre al fatto che noi esseri umani abbiamo bisogno di scadenze per rendere al meglio, c’è un altro problema: è difficile tradurre un obiettivo di così lungo periodo in azioni quotidiane, in cose da fare oggi, perché la connessione è tutt’altro che immediata.

 

 LA SCOPERTA DI THE 12 WEEK YEAR

 

Nel suo bestseller The 12 Week Year (purtroppo non ancora tradotto), Moran spiega dettagliatamente che se vogliamo raggiungere i nostri obiettivi, per prima cosa dobbiamo modificare l’orizzonte temporale, smettendo di ragionare su base annua. O meglio, ridefinendo addirittura la nostra idea di anno. 

Come si può fare? È semplice: quando si tratta di obiettivi, pensa che l’anno non sia di 12 mesi ma di 12 settimane: hai un “anno” che va da gennaio a marzo, seguito da un altro che va da aprile a giugno, poi da un altro che va da luglio a settembre e un altro ancora da ottobre a dicembre. E così via.  

Il “trucco” di Moran, geniale nella sua semplicità, funziona in modo assolutamente sorprendente perché consente di sfruttare a nostro favore la legge di Parkinson: un orizzonte temporale più limitato, cioè una scadenza più prossima, è la chiave per metterci più facilmente in azione. Se non ti piace l’idea di definirlo “anno”, perché sai che non lo è, non è un problema. Basta che tu ti metta a ragionare “come se”, su un periodo di tempo di 12 settimane.  

In questo modo la deadline è sempre abbastanza vicina da non essere persa di vista, da creare e mantenere un senso di urgenza che ci spinga ad agire, ma abbastanza lontana da darci il tempo per fare le cose.

Un orizzonte temporale di 12 settimane restringe il focus alla settimana e quindi poi più facilmente al quotidiano: la connessione con le azioni da compiere oggi, nel momento presente, è più immediata (e questo è un fattore essenziale per il raggiungimento degli obiettivi, perché il quotidiano è l’unico momento possibile per l’azione).

Inoltre è molto più facile che un piano di sole 12 settimane sia realistico e concretamente fattibile, perché proprio un orizzonte temporale più limitato ci consente previsioni più puntuali.

C’è anche da dire che così è anche più facile mettere in fila gli obiettivi, senza cercare, come spesso avviene, di portare avanti troppe cose contemporaneamente, per poi non arrivare a portarne a termine nessuna.

Ogni 12 settimane c’è un nuovo “anno” e la possibilità di focalizzarci su un nuovo obiettivo importante per noi. O può essere che il nostro obiettivo, se particolarmente complesso, si articoli su più “anni”.

 

COME PIANIFICARE I TUOI OBIETTIVI SU 12 SETTIMANE

 

Nel dettaglio puoi procedere così:

stabilisci il tuo obiettivo, qualcosa che tu sia realmente motivato a ottenere;

definisci le azioni chiave da compiere quotidianamente o settimanalmente per raggiungerlo (io preferisco concentrarmi solo su quelle di maggior impatto, se mi metto a scrivere anche le piccole azioni le cose si complicano inutilmente);

pianifica le azioni, specificando in quale o quali settimane dovranno essere compiute (la pianificazione settimanale ha proprio lo scopo di convertire il tuo obiettivo in azioni eseguibili su base quotidiana o settimanale). Ovviamente alcune azioni potranno ripetersi anche tutti i giorni, come ad esempio fare quotidianamente 20 minuti di movimento;

fai un check del tuo piano settimanale di 15-20 minuti all’inizio di ogni settimana. Serve a tenere traccia dei tuoi progressi nella settimana passata (questo è essenziale, basta spuntare quello che hai fatto) e a vedere le azioni previste per la successiva.

Moran fornisce molti dettagli utilissimi nel suo libro, ma la straordinaria efficacia di questo metodo è data soprattutto dal cambio di l’orizzonte temporale, che fa davvero la differenza.    

Se sai l’inglese, ti segnalo che il sito 12 Week Year fornisce un mini corso gratuito di questo sistema di pianificazione.

 

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