Mi sono sentita dire tante volte “Non tengo una to-do list, le to-do list mi mettono ansia”. È vero, le to-do list lunghe così mettono facilmente ansia. Più che un valido aiuto per non perderci i pezzi sembrano essere un gigantesco promemoria di quello che non siamo riusciti a fare (… e quindi un generatore di sensi di colpa).

La to-do list non è che un mero elenco di attività da svolgere. La questione è che, se anche riuscissi a farle tutte, non saresti necessariamente più vicino ai risultati che desideri ottenere, avresti semplicemente fatto di più.

Per definizione la to-do list porta l’attenzione sulla quantità e non sulla qualità, quando invece la cosa importante è fare ciò che davvero serve, non fare genericamente di più.

Se cambiamo prospettiva e ci concentriamo più sui risultati che vogliamo ottenere dalle nostre attività che non sul numero di compiti svolti, la classica to-do list non rappresenta lo strumento ideale.

Che cosa ci serve allora per focalizzarci quotidianamente e facilmente sui risultati che desideriamo? Esiste una piccola regola, così semplice da poter essere applicata subito: la Regola del 3.

 

LE MERAVIGLIE DELLA REGOLA DEL 3

 

L’idea non è certo nuova, la ritrovi spessissimo, ma è stata approfondita particolarmente bene da J. D. Meier (direttore Digital Business Transformation alla Microsoft) e ripresa anche dall’esperto di produttività Chris Bailey, che nel libro The Productivity Project: Accomplishing More by Managing Your Time, Attention, and Energyne fa un pilastro del suo metodo. 

Questo perché la Regola del 3 funziona davvero, nonostante sia semplicissima. Anzi, funziona e non finisce nel cimitero dei metodi ho-provato-ma-per-me-non-va bene proprio perché è così semplice.

Ecco che cosa devi fare:

1. All’inizio di ogni giorno, immaginando di essere già arrivato a sera, chiediti: A fine giornata, quali sono i tre risultati che vorrò aver ottenuto oggi, quali sono le tre cose che vorrò aver portato a termine? Scrivi queste tre cose.

2. Fai lo stesso all’inizio di ogni settimana.

Tutto qui? Tutto qui, ma i risultati sono eccezionali se la Regola del 3 è applicata su base quotidiana. Puoi usarla sia sul piano personale sia su quello professionale, e su differenti livelli: non solo per la giornata e per la settimana, ma anche per il mese e addirittura per l’anno (ovviamente con obiettivi di complessità crescente).

C’è un’altra ragione per cui ti aiuta: quando hai deciso che cosa è importante portare a termine, conseguentemente hai deciso anche che cosa non lo è.

Le tre attività che identificherai saranno quindi una sorta di bussola, ti eviteranno di perdere la rotta fra le mille cose da fare e di inseguire sempre ciò che è urgente a scapito di ciò che conta (rischiamo di farlo appena accendiamo il cellulare e leggiamo i messaggi e le richieste altrui).

Anche nelle giornate di crisi, avere tre cose chiare in testa da fare quel giorno e quella settimana ti aiuterà moltissimo. Se sai dove vuoi andare, puoi orientare in conseguenza la miriade di piccole decisioni che ti troverai a prendere durante la giornata. Oltretutto è più facile che tu ti senta motivato. 

Ci vuole un po’ a trovare la misura giusta, nel senso che all’inizio è facile essere troppo o troppo poco ambiziosi, ma a poco a poco si diventa consapevoli di quanto tempo, energia e attenzione richiedano esattamente le cose.

Perché tre? Perché non due e non quattro? Perché tre è un numero sufficientemente grande per farci stare le attività principali che vuoi completare e abbastanza piccolo da obbligarti a riflettere su che cosa sia effettivamente importante. E a quanto pare la regola funziona così bene perché il nostro cervello è allenato a pensare per gruppi di tre (se ci pensi gli esempi sono innumerevoli, a partire dalle fiabe, ma non solo: i tre porcellini, i tre orsi di Riccioli d’oro, le tre melarance, i tre moschettieri, ecc.).

 

COME USARE AL MEGLIO LA REGOLA DEL 3

 

Qualche dettaglio in più che può esserti utile:

● ogni mattina, metti a fuoco a mente fresca le tre attività che, se portate a termine quel giorno, possono avere l’impatto positivo maggiore, quindi le più importanti per te. Fallo prima di guardare le email, di ascoltare le notizie, di rispondere ai messaggi;

● dai un’occhiata agli impegni già fissati in agenda per quel giorno, in modo da avere un’idea più realistica del tempo e delle energie che potrai investire;

● pensa a quando, dove, e come potrai occuparti delle tue tre priorità (questo può aiutarti a pensare in termini più concreti);

● a fine giornata, rifletti su quanto fossero realistici i tuoi obiettivi per la giornata. Erano troppo piccoli? O erano troppo grandi e ti hanno fatto sentire sopraffatto? Hai idea del tempo e dell’energia che ti ha richiesto completarli? Questa veloce riflessione ti permetterà di tarare al meglio la giornata successiva;

● usa la Regola del 3 ogni giorno e, quando ti sarai abituato, usala anche ogni settimana.

Tieni presente che ogni metodo, qualunque metodo, può e dev’essere adattato alle nostre esigenze, se questo ci aiuta ad adottarlo su base quotidiana e a non abbandonare. Ad esempio, io dedico alla regola dieci minuti alla sera e non ogni mattina, semplicemente perché mi trovo meglio così.

Trova il momento che funziona meglio per te.

 

 

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