Il segreto per capire qual è il tuo obiettivo più importante

Il segreto per capire qual è il tuo obiettivo più importante

Ogni volta che vedo un elenco dei migliori libri di crescita personale, mi ritrovo a chiedermi se sono d’accordo, se penso che i testi selezionati siano effettivamente i migliori.

Molti titoli si ripetono immancabilmente in tutte le liste, un po’ perché sono diventati dei classici, invecchiati più o meno bene, un po’ perché probabilmente scatta in chi scrive un pensiero del tipo “ma come faccio a non metterlo?”(molto simile a “ma come faccio a non invitare Tizio al matrimonio?”).

Certamente in questo ambito capita spesso di trovare dei libri che contengono un solo, vero spunto, ma così valido da rendere il testo meritevole di lettura. Di libro in libro, si scoprono strumenti, che spesso si rivelano fondamentali per agevolare il cambiamento, perché magari sono di facile applicazione.

Oggi ti parlo proprio di uno di questi spunti, utilissimo per risolvere rapidamente una difficoltà che abbiamo incontrato tutti: come distinguere gli obiettivi realmente rilevanti per noi, ai quali dare priorità, tempo ed energie.

Nel corso delle sessioni di coaching, capita spesso che mi si parli della paralisi decisionale che prende facilmente dopo aver scritto un lungo elenco di meravigliosi obiettivi. Di fatto, il problema è che ogni obiettivo si contende con gli altri il nostro tempo, le nostre energie e le nostre risorse, che sappiamo non essere illimitati.

Che cosa ha la precedenza? Che cosa è più importante?

Se, riprendendo in mano la lista dei tuoi obiettivi di inizio anno, ti rendi conto che, nonostante fossero formulati correttamente, non ti ci sei avvicinato neanche un po’, perché già solo il vedere l’elenco ti faceva sentire sopraffatto e ti sembrava tutto ugualmente importante (col risultato che, non sapendo da dove cominciare, non hai cominciato niente), può esserti utile un esercizio, ancora validissimo e attuale, inventato diversi anni fa da Kevin W. McCarthy, autore del libro The On-Purpose Person: l’esercizio del torneo.

 

IL TORNEO DEGLI OBIETTIVI: AND THE WINNER IS…

 

Ecco come fare l’esercizio del torneo e riuscire a capire qual è l’obiettivo giusto su cui concentrarti e investire tempo ed energie, cioè il tuo obiettivo prioritario da qui alla fine dell’anno, per ogni ambito della tua vita (lavoro, relazioni, salute, finanze, tempo libero, ecc.):

● prendi un foglio di carta, mettilo in orizzontale e sulla sinistra scrivi i tuoi obiettivi per quell’ambito (fai in modo che siano in numero pari). Può esserti d’aiuto scrivere sotto a ogni obiettivo quali benefici ti porterebbe;

● supponendo che ad esempio siano otto, numerali dall’1 all’8;

● fai partire il “torneo” mettendo a confronto gli obiettivi a coppie, il primo con il secondo, il terzo con il quarto, e così via (questo non è un torneo di tennis, quindi ipotizziamo che non ci siano teste di serie e che partano tutti alla pari). Per ogni coppia chiediti “di quale dei due m’importa di più adesso?”;

fai avanzare il vincitore di ogni coppia al girone successivo (quindi in questo primo passaggio andranno avanti solo quattro obiettivi);

metti a confronto a coppie anche i quattro obiettivi rimasti, facendoti la stessa domanda e mandando in finale solo i due obiettivi vincenti di questo secondo passaggio, che, messi a loro volta a confronto, ti consentiranno di arrivare a individuare l’obiettivo più importante per quell’ambito, uno solo per ogni ambito;

ripeti il processo confrontando a coppie anche gli obiettivi vincitori nei vari ambiti, fino ad arrivare a individuare l’obiettivo primario, quello dal quale cominciare e di cui fare la tua assoluta priorità (per passare poi al piano d’azione ti suggerisco di leggere quest’articolo).

Ricordati che stiamo parlando di priorità. Gli altri obiettivi non sono da eliminare, hanno semplicemente meno importanza per te, quindi passano in coda. 

Il sistema di McCarthy funziona, perché è molto più facile per noi scegliere fra due opzioni piuttosto che fra tante. È di fatto una variante efficace dello spezzare un grosso compito in piccole parti, in modo da renderlo affrontabile.

Ha senso parlare di obiettivi, visto che siamo già a metà anno? Sì, perché siamo solo a metà anno! 

 

 

 

 

 

 

Tecniche salvatempo che funzionano: il Timeboxing

Tecniche salvatempo che funzionano: il Timeboxing

Recentemente, per la prima volta nella mia vita, sono stata a fare un ritiro spirituale in un monastero zen. Avevo la necessità di svuotare la mente in modo più radicale di quanto io non faccia tutti i giorni. Ero alla ricerca di un’esperienza più straordinaria che ordinaria, rispetto al mio quotidiano.

Nel monastero la giornata era scandita al dettaglio, dalla sveglia all’ora di ritirarsi, e comprendeva sessioni quotidiane di meditazione e di lavori manuali, come la cura dell’orto dei monaci o la raccolta di erbe utili per la cena della comunità.

Confesso che quando ho visto il programma mi sono chiesta se ce l’avrei fatta a gestire un ritmo così scandito non deciso da me, per giunta da svolgersi il più possibile in silenzio. Non solo ce l’ho fatta, ma è stata un’esperienza che non vedo l’ora di ripetere: sono tornata a casa felice.

Gli aspetti più profondi di un’esperienza del genere sono intimi e credo diversi per ciascuno di noi. Li sto ancora metabolizzando, quindi ti parlerò di un aspetto solo in apparenza meno importante legato alla gestione del tempo.

 

UNA GIORNATA ORGANIZZATA PER BLOCCHI DI TEMPO

 

Durante il ritiro la fine di ogni attività era segnalata a tutti con suoni specifici: quando terminava il tempo previsto per quell’attività, non appena si udiva il suono si smetteva e ci si riposava.

Ho molto riflettuto su questa scansione del tempo, che pensavo si sarebbe rivelata costrittiva e che invece mi ha fatto sentire benissimo. In aggiunta a questo, si è dimostrata perfettamente coerente con le tecniche di produttività di cui mi occupo, per queste ragioni:

●  il tempo era organizzato per blocchi sostenibili, sia per la meditazione sia per i lavori manuali (massimo un’ora e mezza);

●  l’alternanza costante fra impegno e riposo era codificata e considerata essenziale;

●  l’organizzazione del tempo per blocchi liberava dalla tirannia del dover finire a tutti i costi quell’attività, assolvendo dall’ansia della prestazione dentro quel tempo;

●  la durata limitata del blocco e la certezza del riposo immediatamente successivo rendeva qualitativamente alto l’impegno profuso in ogni attività; il pensiero era “in quest’ora faccio del mio meglio”.

Anche senza andare a fare un ritiro, esiste una tecnica di gestione del tempo, non a caso molto efficace, che si basa su questi stessi principi e che ti aiuta a riprendere il controllo della tua giornata: il Timeboxing, che altro non è che una pianificazione per blocchi di tempo (anche la notissima Tecnica del Pomodoro è comunque una forma di Timeboxing, ma lavora su tempi già stabiliti dalla tecnica stessa: alterna 25 minuti di lavoro con 5 di riposo; questo per molte persone non è ottimale, proprio perché obbliga a interrompere il flusso del lavoro dopo 25 minuti, che non sono molti).

Con il Timeboxing crei dei blocchi di tempo per ogni attività, in modo da avere un preciso orario d’inizio e di fine per ciascun compito. Questa tecnica ti aiuta a darti dei limiti precisi e a non andare avanti a oltranza: il concetto è lavorare solo fino a quando non finisce il tempo che hai deciso di dedicare a quella determinata attività. I limiti ti aiutano a focalizzarti meglio e ti portano a essere più produttivo.

Il Timeboxing si rivela determinante quando hai a che fare con progetti complessi o a lungo termine, che diventano gestibili perché spezzati in blocchi quotidiani, in parole povere facendo un po’ ogni giorno.

Puoi applicare questo metodo praticamente a tutto, in ambito sia professionale che personale (non dimenticarti dei tuoi interessi: se li pianifichi ti sarà più facile non sbilanciare la tua vita sul fronte del lavoro).

 

COME INIZIARE DA SUBITO A USARE IL TIMEBOXING

 

Ecco tutto quello che devi sapere per cominciare a usare il Timeboxing:

1. individua le attività che desideri pianificare; 

2. stabilisci il tempo che puoi dedicare a ciascuna, sarà il blocco di tempo per quell’attività. Un’ora? Un’ora e mezza? In genere si procede per incrementi di 15 o 30 minuti, ma puoi fare come ritieni meglio;

3. metti il blocco in agenda, qualunque sia il tipo di agenda che usi (se non lo metti in agenda, il tempo non è realmente bloccato). Usare uno strumento come Google Calendar può aiutarti molto perché ti consente di visualizzare il tuo Timeboxing, abituandoti a pensare il tempo in questi termini, ma puoi usare anche un normalissimo Excel;

4. pianifica l’attività più importante nel momento della giornata in cui sai di essere più produttivo;

5. evita le distrazioni: prima di cominciare disattiva le notifiche sul cellulare e durante non guardare le email (a meno che il blocco non sia dedicato proprio allo smaltimento delle email);

6. imposta un timer che ti avvisi della fine del blocco di tempo che hai stabilito per quell’attività, in modo da non doverti continuamente interrompere per guardare l’orologio;

7. focalizzati sul compito a cui ha deciso di dedicarti fino a quando non suona la sveglia;

8. fai il possibile per iniziare con puntualità quando stabilito e smetti nel momento in cui suona il timer; 

9. prevedi delle pause fra un blocco e l’altro; i momenti di riposo sono necessari, non rispettarli rende meno produttivi;

10. se svolgi un’attività su base quotidiana, possibilmente fissa il suo blocco di tempo ogni giorno alla stessa ora: ti aiuterà a stabilire una routine.

 

 

Come trasformare la tua vita con la Regola del 3

Come trasformare la tua vita con la Regola del 3

Mi sono sentita dire tante volte “Non tengo una to-do list, le to-do list mi mettono ansia”. È vero, le to-do list lunghe così mettono facilmente ansia. Più che un valido aiuto per non perderci i pezzi sembrano essere un gigantesco promemoria di quello che non siamo riusciti a fare (… e quindi un generatore di sensi di colpa).

La to-do list non è che un mero elenco di attività da svolgere. La questione è che, se anche riuscissi a farle tutte, non saresti necessariamente più vicino ai risultati che desideri ottenere, avresti semplicemente fatto di più.

Per definizione la to-do list porta l’attenzione sulla quantità e non sulla qualità, quando invece la cosa importante è fare ciò che davvero serve, non fare genericamente di più.

Se cambiamo prospettiva e ci concentriamo più sui risultati che vogliamo ottenere dalle nostre attività che non sul numero di compiti svolti, la classica to-do list non rappresenta lo strumento ideale.

Che cosa ci serve allora per focalizzarci quotidianamente e facilmente sui risultati che desideriamo? Esiste una piccola regola, così semplice da poter essere applicata subito: la Regola del 3.

LE MERAVIGLIE DELLA REGOLA DEL 3

 

L’idea non è certo nuova, la ritrovi spessissimo, ma è stata approfondita particolarmente bene da J. D. Meier (direttore Digital Business Transformation alla Microsoft) e ripresa anche dall’esperto di produttività Chris Bailey, che nel libro The Productivity Project: Accomplishing More by Managing Your Time, Attention, and Energyne fa un pilastro del suo metodo. 

Questo perché la Regola del 3 funziona davvero, nonostante sia semplicissima. Anzi, funziona e non finisce nel cimitero dei metodi ho-provato-ma-per-me-non-va bene proprio perché è così semplice.

Ecco che cosa devi fare:

1. All’inizio di ogni giorno, immaginando di essere già arrivato a sera, chiediti: A fine giornata, quali sono i tre risultati che vorrò aver ottenuto oggi, quali sono le tre cose che vorrò aver portato a termine? Scrivi queste tre cose.

2. Fai lo stesso all’inizio di ogni settimana.

Tutto qui? Tutto qui, ma i risultati sono eccezionali se la Regola del 3 è applicata su base quotidiana. Puoi usarla sia sul piano personale sia su quello professionale, e su differenti livelli: non solo per la giornata e per la settimana, ma anche per il mese e addirittura per l’anno (ovviamente con obiettivi di complessità crescente).

C’è un’altra ragione per cui ti aiuta: quando hai deciso che cosa è importante portare a termine, conseguentemente hai deciso anche che cosa non lo è.

Le tre attività che identificherai saranno quindi una sorta di bussola, ti eviteranno di perdere la rotta fra le mille cose da fare e di inseguire sempre ciò che è urgente a scapito di ciò che conta (rischiamo di farlo appena accendiamo il cellulare e leggiamo i messaggi e le richieste altrui).

Anche nelle giornate di crisi, avere tre cose chiare in testa da fare quel giorno e quella settimana ti aiuterà moltissimo. Se sai dove vuoi andare, puoi orientare in conseguenza la miriade di piccole decisioni che ti troverai a prendere durante la giornata. Oltretutto è più facile che tu ti senta motivato. 

Ci vuole un po’ a trovare la misura giusta, nel senso che all’inizio è facile essere troppo o troppo poco ambiziosi, ma a poco a poco si diventa consapevoli di quanto tempo, energia e attenzione richiedano esattamente le cose.

Perché tre? Perché non due e non quattro? Perché tre è un numero sufficientemente grande per farci stare le attività principali che vuoi completare e abbastanza piccolo da obbligarti a riflettere su che cosa sia effettivamente importante. E a quanto pare la regola funziona così bene perché il nostro cervello è allenato a pensare per gruppi di tre (se ci pensi gli esempi sono innumerevoli, a partire dalle fiabe, ma non solo: i tre porcellini, i tre orsi di Riccioli d’oro, le tre melarance, i tre moschettieri, ecc.).

 

COME USARE AL MEGLIO LA REGOLA DEL 3

 

Qualche dettaglio in più che può esserti utile:

● ogni mattina, metti a fuoco a mente fresca le tre attività che, se portate a termine quel giorno, possono avere l’impatto positivo maggiore, quindi le più importanti per te. Fallo prima di guardare le email, di ascoltare le notizie, di rispondere ai messaggi;

● dai un’occhiata agli impegni già fissati in agenda per quel giorno, in modo da avere un’idea più realistica del tempo e delle energie che potrai investire;

● pensa a quando, dove, e come potrai occuparti delle tue tre priorità (questo può aiutarti a pensare in termini più concreti);

● a fine giornata, rifletti su quanto fossero realistici i tuoi obiettivi per la giornata. Erano troppo piccoli? O erano troppo grandi e ti hanno fatto sentire sopraffatto? Hai idea del tempo e dell’energia che ti ha richiesto completarli? Questa veloce riflessione ti permetterà di tarare al meglio la giornata successiva;

● usa la Regola del 3 ogni giorno e, quando ti sarai abituato, usala anche ogni settimana.

Tieni presente che ogni metodo, qualunque metodo, può e dev’essere adattato alle nostre esigenze, se questo ci aiuta ad adottarlo su base quotidiana e a non abbandonare. Ad esempio, io dedico alla regola dieci minuti alla sera e non ogni mattina, semplicemente perché mi trovo meglio così.

Trova il momento che funziona meglio per te.

 

 

Tecniche salvatempo che funzionano: scopri tutti i vantaggi del “batching”

Tecniche salvatempo che funzionano: scopri tutti i vantaggi del “batching”

Capita spesso che ti si sbriciolino le giornate? Arrivi a sera e ti sembra di non aver combinato niente, nonostante tu non ti sia fermato neanche un minuto? C’è un “trucco” che può risultarti molto utile per risolvere il problema: si chiama “batching” e non è altro che una semplicissima tecnica di gestione del tempo.

Come funziona? Il batching raggruppa attività identiche o simili, da svolgere tutte in un determinato blocco di tempo. La durata non è fissa, la stabilisci tu in base alle tue esigenze: può essere una mezz’ora o un’ora filata, un’intera mattina o addirittura una giornata, se necessario. La cosa essenziale è raggruppare.

Ad esempio, faccio batching anche quando decido di smaltire tutte le email solo in determinati momenti della giornata (magari dalle 9,30 alle 10 e dalle 14,30 alle 15), evitando in questo modo di interrompere quello che sto facendo per controllare la posta ogni dieci minuti.

Il batching può farti risparmiare un sacco di tempo e rendere le tue giornate molto più produttive, perché:

● elimina lo spreco di tempo che si genera passando da un’attività all’altra. Ogni “passaggio” infatti richiede al cervello di ri-orientarsi; questo ha sempre dei costi in termini di tempo che, sommati, pesano (se non sei convinto che sia così, fai l’esercizio che trovi nell’articolo “Il segreto per aumentare la tua produttività in 11 parole”);

● riduce i tempi di “avviamento”. Qualunque attività ha bisogno di un minimo di tempo per essere avviata, necessario anche solo per attrezzarti con quanto serve per svolgerla (ad esempio, se devi fare un lavoro che richiede il computer, devi metterti al pc, avviare i programmi che ti servono, cercare e aprire i file necessari, ecc.). Attività simili richiedono risorse simili, quindi col batching recuperi quello che ti serve una volta sola, all’inizio del blocco di tempo che hai stabilito;

● ti focalizza su specifici compiti e quindi ti rende più facile la concentrazione (a maggior ragione se ti aiuti con la famosa “tecnica del pomodoro“, di cui ti ho già parlato in un articolo dedicato);

● massimizza la tua efficienza nell’ambito in cui hai deciso di applicarlo.

 

10 IDEE PER INIZIARE SUBITO A FARE BATCHING

 

A che cosa si può applicare il batching? Praticamente a tutto, puoi trarne vantaggio in moltissimi ambiti. Eccoti 10 suggerimenti:

1. CONTABILITÀ. Dedica del tempo in uno specifico giorno della settimana per smaltire fatture, pagamenti, bollette, insomma di tutte le attività amministrative che devi svolgere;

2. CUCINA. Puoi cucinare la domenica, o quando vuoi tu, più pasti e surgelarli. Questo è un ambito perfetto per il batching.

3. EMAIL. Stabilisci in quali orari della giornata smaltire le email e fallo solo negli intervalli di tempo che hai fissato. Come abbiamo già detto, controllare le email ogni dieci minuti è una delle attività che in assoluto fa perdere più tempo e concentrazione;

4. LETTURA DI ARTICOLI E NEWSLETTER. Dedica quindici o trenta minuti al giorno alle fonti che ami seguire, per leggerle tutte insieme. Puoi aiutarti con Feedly (o un altro aggregatore di notizie), per raggruppare i post dei siti che ti interessano, e usare il servizio gratuito Rollup di Unroll.me per accorpare invece le newsletter. Le consegna una volta al giorno tutte insieme, sei tu a scegliere quando;

5. TELEFONATE. Raggruppa le telefonate che devi fare e smaltiscile tutte in sequenza una volta al giorno;

6. SOCIAL. Vale quanto detto per le email. Anche questa è un’attività molto dispersiva, quindi meglio fissarsi un tempo, una o due volte al giorno, per smaltire tutte insieme le notifiche, invece di controllarle continuamente;

7. SPESE/COMMISSIONI. Programma di andare in tintoria, in posta, dal calzolaio, quello che è, in una sola volta;

8. CURA DELLA PERSONA. Devi andare dal parrucchiere, dall’estetista, ecc.? Prenota tutto per lo stesso giorno;

9. RIPARAZIONI IN CASA. Accorpa le piccole inevitabili riparazioni che ci sono da fare in casa. Se non sono urgenti, scrivile e poi falle tutte insieme;

10. TEMPO LIBERO. Questo è uno dei batching che amo di più. In realtà, non si tratta qui di raggruppare attività, ma di raggruppare le ore libere, in modo da avere abbastanza tempo per riposare davvero o dedicarsi a ciò che ci dà gioia. Molto spesso il nostro tempo libero si spezzetta in piccole commissioni o impegni qua e là e finisce per non consentirci il necessario recupero, fisico e mentale. Proteggilo, fai in modo che sia davvero libero, anche solo per una giornata intera ogni tanto. 

Questi solo suggerimenti di possibili applicazione del batching. Trova quelli che funzionano meglio per te, cominciando a chiederti se quello che stai facendo può essere raggruppato con altre attività simili.

 

Il potere della prima ora: come creare un risveglio che ti cambi la vita​

Il potere della prima ora: come creare un risveglio che ti cambi la vita​

La mattina ti alzi all’ultimo momento, ti prepari in fretta e furia, fai una colazione sommaria in piedi, magari guardando le email per portarti avanti, ti butti nel traffico e quando arrivi in ufficio ti senti già stressato e in ritardo sulla tua giornata, nonostante tu non abbia ancora iniziato a lavorare?

Se ogni mattina va così, un giorno dopo l’altro, è molto probabile che tu abbia la sensazione che la tua vita non vada da nessuna parte, come se fosse solo una sequenza di reazioni a stimoli esterni (sveglia, email, traffico, riunioni, ecc.), da sbrigare in apnea il più velocemente possibile.

Da che parte cominciare per cambiare questo stato di cose? La risposta è più semplice del previsto, ma non semplicistica: inizia dalla tua routine mattutina. L’importanza di quello che si fa nella prima ora dopo il risveglio è ancora incredibilmente sottovalutata, nonostante sia ormai noto che è una costante e un fattore comune delle persone che riescono a ottenere grandi risultati.

Non è un caso: dedicare alla creazione della vita che desideriamo un’ora di tempo ogni mattina, a mente fresca, fa la differenza. La farà anche per te, perché, anche tralasciando le domeniche, stiamo parlando di più di 300 ore l’anno, un’enorme quantità di tempo di qualità.  

La tua prima ora dev’essere lo spazio protetto, rilassato e tuo, dove imprimere un senso diverso alla giornata e dove costruire i cambiamenti e miglioramenti che desideri (per le persone che proprio non possono essere mattiniere, questo spazio può essere l’ultima ora prima di andare a letto).

 

COME RENDERE PREZIOSA LA TUA PRIMA ORA

 

I metodi e le proposte per impiegare efficacemente questo momento fondamentale della giornata non mancano (ti ho già parlato in un articolo di uno dei più famosi, The Miracle Morning), ma la cosa migliore è trovare la tua routine ideale, il tuo personalissimo mix di azioni da fare ogni giorno, per trarre il massimo beneficio dalla tua prima ora.

Ecco dei suggerimenti che ti saranno utili per costruire la tua routine ideale:

● CHIEDITI PERCHÉ LO FAI. Questo è un passaggio importante, quindi non saltarlo. Se non hai ben chiaro perché vuoi costruire una routine mattutina, finirai col rimanere a letto. Sapere che cosa ti muove ti aiuterà a fare lo sforzo necessario per alzarti.

● PREPARATI LA SERA PRIMA: prenditi 15 minuti la sera prima per preparare tutto quello che puoi preparare in anticipo (i vestiti, la borsa per l’ufficio, ecc.) e per stabilire le 1-3 priorità per la giornata successiva. In questo modo, avrai la sensazione di essere “in controllo” e la tua prima ora non sarà divorata da decisioni da prendere e cose da fare. Sarai libero di dedicarla realmente a te stesso.

● IMMAGINA LA TUA PRIMA ORA IDEALE. Come vorresti che fosse per renderti soddisfatto e rilassato? Chiudi gli occhi e immagina. Che attività svolgeresti? Scrivi davvero tutto quello che ti viene in mente: meditare, andare fuori a camminare, leggere un libro per saperne di più su un argomento di tuo interesse, elaborare un progetto che ti sta a cuore, ecc. Conserva l’elenco a portata di mano.

● SCEGLI IL TUO MIX. Prendi il tuo elenco e scegli alcune attività che desideri svolgere nella tua prima ora. Leo Babauta, autore del famosissimo blog Zen Habits, di cui ho fatto il corso dedicato proprio a questo tema, The First Hour – Create Powerful Mornings, sostiene che un buon mix dovrebbe contenere:

  • l’attività per te più importante in assoluto (su questo tornerò dopo)
  • una qualsiasi forma di meditazione o riflessione, come ad esempio tenere un diario
  • qualcosa che richieda concentrazione, come creare, leggere, studiare
  • qualcosa di fisico, come correre, fare movimento

R

● KEEP IT SIMPLE! Resisti alla tentazione di fare della tua routine un’ennesima to-do list (magari più introspettiva, ma comunque una to-do list), perché è la strada giusta per mollare dopo poco tempo. Fai poche cose ma falle bene, un po’ ogni giorno. Nei periodi particolarmente densi, ad esempio, io ho solo due attività costanti, che svolgo proprio tutte le mattine: meditare e scrivere (a volte scrivo per riflettere meglio, altre scrivo per il blog. In ogni caso… scrivo). Il resto varia. Tieni sempre presente che la tua routine ha lo scopo di farti sentire bene e di migliorare la tua vita, non di allungare la lista delle cose da fare.

● INIZIA GRADUALMENTE A SVEGLIARTI PRIMA. Per ritagliarti la tua ora, comincia puntando la sveglia 15 minuti prima del solito per 3 o 4 giorni di seguito. Poi, quando ti sarai abituato, togli altri 15 minuti e così via fino a quando non avrai un’ora intera da dedicarti. Come ho già scritto nell’articolo su come diventare una persona mattiniera, l’approccio graduale è quello che dà maggiori garanzie di successo nel lungo periodo. Se non ti è possibile o se sei una persona che rende meglio la sera, ritagliati la tua ora prima di andare a dormire.

● COMINCIA IN PICCOLO. Inizia dedicando solo qualche minuto alle attività che hai scelto di fare. Medita anche solo per tre minuti se hai deciso di meditare, leggi solo tre pagine di un libro se hai deciso di leggere, scrivi poche righe se vuoi scrivere, ma comincia e sii costante. Aumenterai piano piano.

● DEDICA DEL TEMPO ALL’ATTIVITÀ PIÙ IMPORTANTE PER TE. C’è sempre un’attività più importante di altre, che può avere un impatto significativo sulla tua vita e che magari non svolgi, perché richiede una concentrazione che durante il giorno non riesci a trovare e che la sera non hai perché sei troppo stanco. Il momento giusto per dedicartici è nella tua prima ora. Se ad esempio vuoi cambiare lavoro, sarà il momento giusto per aggiornare finalmente il tuo CV e il tuo profilo Linkedin.

● RESISTI ALLA TENTAZIONE DI CONTROLLARE EMAIL E SOCIAL. Se ti connetti, finirai col rispondere o commentare, tornando in modalità reattiva. Se leggi qualcosa che non ti piace poi continuerai a pensarci, perdendo inevitabilmente la concentrazione su te stesso. Quindi, non accendere il cellulare durante la tua prima ora (questo è davvero un punto chiave).

● AGGIUNGI DEI PICCOLI PIACERI. Prenditi cura di te, rendendo la tua routine il più piacevole possibile. Se ad esempio ami bere il tè, bevilo in una bella tazza, gustandotelo in pace e in silenzio.

 

Il segreto per aumentare la tua produttività in 11 parole

Il segreto per aumentare la tua produttività in 11 parole

Sul mio desktop è scritta una frase. Ce l’ho messa perché voglio vederla tutti i giorni. Racchiude, in sole undici parole, il segreto della produttività. Non viene da un coach, un formatore o un scrittore di bestseller del settore, ma da un account ignoto, e dice così:

 

UNA COSA PER VOLTA.
LA PIÙ IMPORTANTE PER PRIMA.
COMINCIA ADESSO.

 

Semplice, ma certamente non facile, perché non va proprio sempre così. Pensa in dettaglio alla tua giornata di ieri. È probabile che tu abbia fatto moltissime cose, che tu sia stato sempre reattivo e magari anche veloce, ma che, nonostante tutto questo attivismo, tu sia andato a letto con la sensazione di essere oberato e comunque improduttivo, come se corressi a vuoto. 

Perché improduttivo, se sei riuscito a fare mille riunioni, telefonate e commissioni? Perché iperattività e produttività sono due cose ben diverse. La produttività personale in realtà ha a che vedere con la sottrazione: vuol dire fare di meno ma meglio, vuol dire sottrarsi alla tirannia del “devo fare tutto” e gestire bene le tue risorse e il tuo tempo, che non sono illimitati.

Vediamo come undici parole, che sintetizzano tre concetti fondamentali, possono aiutarti a essere più produttivo:

 

È ormai noto che il multitasking, cioè il fare più cose contemporaneamente, ha un impatto negativo sulla nostra efficienza: ci rallenta e ci fa commettere più errori, perché costringe il cervello a spostare continuamente l’attenzione da un’attività all’altra.

Ciascuno di questi “passaggi” ha un costo di tempo e di energia, che ovviamente cresce con l’aumentare della complessità dei compiti (degli studi hanno dimostrato che chi svolge due attività simultaneamente impiega anche il 30% di tempo in più rispetto a chi svolge le stesse attività in sequenza, aumentando in modo significativo anche gli errori).

Non ti sembra possibile? Per rendersi conto di quanto quest’allungamento dei tempi sia reale e per togliersi ogni possibile illusione sulla velocità del multitasking, nel libro Have a good day: come trasformare ogni giorno in una bella giornata (titolo leggero, contenuto consistente) l’economista e coach Caroline Webb suggerisce questo semplicissimo esercizio:

● cronometra quanto ci metti a dire A-B-C-D-E-F-G e poi subito in sequenza 1-2-3-4-5-6-7

● combina mentalmente le due stringhe e cronometra quanto ci metti a dire A-1-B-2-C-3-D-4-E-5-F-6-G-7

● nota quanto tempo in più e quanto sforzo mentale supplementare ti ha richiesto il passare da una stringa all’altra.

Per essere più produttivo: svolgi un compito alla volta, dedicando la tua attenzione esclusiva a quella singola attività e focalizzandoti interamente su quello che stai facendo.

 

Non tutto è importante, ci sono cose che sono ben più importanti di altre. In realtà quando tutto sembra essere importante e urgente, siamo noi che smettiamo di essere importanti per noi stessi. Il grande assente delle nostre congestionatissime vite siamo noi. La frenesia dei mille impegni quotidiani offusca i nostri obiettivi personali e i nostri sogni.

Bisogna fare di meno, individuare ciò che è davvero essenziale. Investiamo il nostro tempo e le nostre risorse tenendo conto delle nostre priorità? Sappiamo bene che non è così, basta anche solo pensare a quante volte diciamo di sì a cose che non c’interessano, perché non riusciamo a dire di no (e intanto la nostra agenda si riempie di impegni che non hanno nessuna rilevanza). In realtà ci sono attività che per noi sono ben più significative di altre, che producono risultati migliori, che ci portano realmente più vicini agli obiettivi che ci siamo prefissati.  

Per essere più produttivo: se vuoi mantenere la rotta senza disperderti, chiediti sempre “qual è la cosa più importante che posso fare adesso?”

 

È facile che la cosa più importante da fare sia impegnativa e che la sola idea di metterci la testa ci faccia sentire sopraffatti (questa è certamente una delle ragioni per cui preferiamo riempirci l’agenda di cose meno rilevanti).

In realtà qualunque obiettivo, qualunque compito è scomponibile in azioni più piccole che lo rendono affrontabile senza troppi patemi, perché smettiamo di percepirlo come superiore alle nostre forze.

Quello che conta è fare il primo passo, che, anche se piccolissimo, ci metterà in movimento e ci darà lo slancio per compiere le azioni successive (a questo tema ho dedicato recentemente un intero articolo perché è fondamentale).

A questo punto la domanda che puoi farti è molto semplice e concreta: “Qual è il primo piccolissimo passo che posso mettere in atto per fare progressi?”.  

Per essere più produttivo: individua la prima, piccolissima azione che puoi fare e falla… subito.  

Aggiungo una cosa: scrivere sul desktop una frase che ti motivi può realmente esserti d’aiuto. Siamo esposti a quello che vediamo su computer e cellulare decine di volte al giorno. In virtù dell’effetto priming, di cui ti ho parlato in quest’articolo, è davvero possibile che quello che vedi sullo schermo ti influenzi positivamente.

 

 

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