Quante email ricevi ogni giorno? Quante volte controlli la casella di posta? Sei tu che la gestisci o è lei che gestisce te?

Le email sono un strumento di comodità irrinunciabile, ma sono diventate anche uno dei maggiori fattori di dispersione del nostro preziosissimo tempo. Non solo: quando rispondiamo alle email siamo di fatto in modalità reattiva, non siamo noi ma sono le esigenze altrui a gestire la nostra agenda.

Il problema è che se passiamo la maggior parte della nostra giornata lavorativa davanti alla casella di posta, rispondendo immediatamente a ogni email che arriva, non avremo tempo per fare cose più rilevanti per noi, come ad esempio preparare una presentazione importante. Finiremo per lavorarci all’ultimo momento, stressandoci, o la sera dopo cena, danneggiando il nostro equilibrio fra vita personale e professionale.

Come puoi riprendere il controllo della tua casella di posta ed essere realmente produttivo? Ti basta applicare queste 10 semplici strategie.

 

10 MODI PER GESTIRE EFFICACEMENTE LE TUE EMAIL 

 

1. Fissa il tuo tempo “smaltimento email”. Decidi quante volte al giorno e per quanto tempo guardare le email. Tre sessioni al giorno di 20 minuti ciascuna in genere sono sufficienti. Valuta tu in base ai ritmi e alla natura del tuo lavoro se è il caso di dedicarci più tempo. L’importante è che tu smaltisca le email quando hai deciso di farlo, senza farti gestire la giornata dalle urgenze altrui, che raramente corrispondono alle tue.

2. Disattiva le notifiche. Se non vedi le notifiche ti sarà più facile non andare a controllare continuamente la tua casella di posta. Al di fuori dei momenti stabiliti, ti conviene chiuderla.

3. Processa le email, passando alla successiva solo quando avrai deciso che cosa fare dell’email precedente. Processare non vuole dire leggere e basta, vuol dire agire. Se ricevi mediamente 100 email al giorno e dedichi anche solo un minuto alla lettura di ogni email, vuol dire che spenderai al minimo un’ora e quaranta minuti al giorno per leggere la posta. Se non decidi subito cosa fare di ogni email, le dovrai rileggere moltiplicando i tempi.

4. Agisci subito col sistema delle tre D. Lo scrittore e coach Michael Hyatt sintetizza così le tre scelte possibili: a) do (esegui), b) delegate (delega), c) defer (posticipa). Stabilire che cosa è possibile delegare è relativamente facile, ma quando eseguire subito e quando invece rimandare? Praticamente tutti gli esperti di produttività usano la regola dei 2 minuti di David Allen, autore del famoso metodo di Getting Things Done: se rispondere all’email, o comunque fare quanto richiede, ti prende 2 minuti o meno, fallo subito.
Se richiede più tempo, pianifica immediatamente il momento in cui potrai occupartene (ad esempio, se hai tanti documenti da leggere, potresti metterti in agenda un appuntamento di un’ora da dedicare esclusivamente a questo compito).

5. Cancella o archivia tutto il resto. Chiediti se quell’email può servirti in futuro. Se la risposta è sì, archiviala subito. Altrimenti, cancella e libera spazio.

6. Scrivi meno email possibile. Se appena puoi non scrivere, telefona, parla, costruisci delle relazioni. È importante sia dal punto di vista umano, sia da quello professionale. 

7. Scrivi email brevi e dai risposte brevi. Che cosa provi quando ne ricevi di lunghissime che magari terminano con domande che richiederanno risposte altrettanto lunghe e articolate? È facile che la sensazione sia d’irritazione, perché ti mangiano il tempo che non hai.
Comincia tu a dire l’essenziale, tratta le email come se fossero messaggi di testo e sintetizza il più possibile. Sfidati a stare in non più di cinque frasi per email, anche se magari non sempre ti riuscirà. Email brevi generano più facilmente risposte brevi, a vantaggio di tutti.

8. Dedica ogni giorno un minimo di tempo a disiscriverti alle newsletter che ti sono arrivate quel giorno, se non t’interessano più. Quali sono? Quelle che cancelli sempre senza neanche aprirle.

9. Pensa bene se aggiungere persone in copia. Le nostre caselle di posta sono intasate dall’utilizzo indiscriminato del mettere in copia e del reply-all. Fallo se strettamente necessario.

10. Abitua le persone ad avere risposta, ma non risposta immediata. Quante volte ti è capitato di essere fermato da un collega che ti chiede: “Hai letto l’email che ti ho mandato due minuti fa?”. Rispondi semplicemente: “No, non ho avuto tempo, potrò farlo più tardi”. A meno che non sia anche una tua urgenza, leggi e rispondi nei tempi che hai stabilito di dedicare allo smaltimento delle email.

Buon lavoro!

 

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