Guarda per un momento la tua scrivania. È piena di pile di carta? Il tuo pc è coperto di post-it?

Lavoriamo spesso in spazi ingombri e disordinati, a danno della nostra produttività. Siamo meno produttivi non solo perché perdiamo tempo a cercare i documenti che ci servono, ma anche perché il caos, a cui non facciamo probabilmente neanche più caso, riduce di molto la nostra capacità di focalizzazione.

Per quanto tu riesca comunque a lavorare, non lavori al meglio delle tue possibilità. Quello che hai intorno rileva più di quel che pensi: è una continua fonte di distrazione, che ti rende più difficile concentrarti su quello che stai facendo.

Report, post-it, documenti, tutto ciò che rientra nel tuo campo visivo compete per richiamare la tua attenzione, anche se non ne sei consapevole (c’è uno studio interessante al riguardo portato avanti dal Princeton University Neuroscience Institute).

La questione non è da sottovalutare, perché lavoriamo tanto alla scrivania, uno dei luoghi dove è più facile in assoluto accumulare roba (sappiamo tutti quanto velocemente si perda il controllo di una pila di carta).

Vuoi diventare più produttivo dall’oggi al domani? Parti dalla scrivania.

 

GUIDA ALLA PERFETTA SCRIVANIA IN 10 SEMPLICI PASSAGGI

 

Ecco 10 consigli per riordinare facilmente la tua scrivania e recuperare tempo, concentrazione ed efficienza:

● Fissati un tempo. Metti in agenda il tempo per il riordino, altrimenti, travolto dagli impegni quotidiani, non lo farai (in genere un paio d’ore sono più che sufficienti).

● Libera scrivania e cassetti. Se puoi, metti tutto al centro della stanza (la vista della scrivania già vuota aiuta). Se non hai la possibilità di farlo, metti anche il contenuto dei cassetti sulla scrivania stessa e lavora lì. In questa prima fase non decidere e non organizzare nulla; porta semplicemente tutto a vista, per avere un’idea precisa della dimensione di quello che c’è.

● Dividi per categorie.  Raggruppa i documenti, la cancelleria, i cavi degli apparecchi elettronici, i materiali informativi, ecc.

● Riduci. Adesso che hai un’idea precisa della dimensione di ogni categoria e che hai spezzettato la tua roba in mucchi più piccoli e più “affrontabili”, passa all’eliminazione di quello che non ti serve.

● Dai un posto a ogni cosa, in base al principio del minimo sforzo. In questo caso, per essere produttivo devi… pensare da pigro: l’obiettivo è trovare sempre facilmente ciò che ti serve e tenere vicine le cose che usi spesso. Quando decidi dove mettere i tuoi oggetti e i tuoi documenti scegli la soluzione più comoda e funzionale, in base alla frequenza di utilizzo.

● Limita gli oggetti da tenere sulla scrivania. Chiediti che cosa è assolutamente necessario che stia lì, a vista. Lo spazio della scrivania è limitato, non vale la pena sprecarlo per ciò che usi occasionalmente. L’ideale è tenerci solo quello che utilizzi quotidianamente e quello che ti serve per il lavoro che stai svolgendo in quel momento.

● Usa bene i cassetti. Spesso le cassettiere sono piene di oggetti inutili, che sono lì da anni. Fanne un uso oculato, perché sono uno spazio preziosissimo per evitarti di ingombrare la scrivania con cose che usi di frequente ma non tutti i giorni. Mettici tutto quello che ti serve avere a portata di mano ma non di vista, come ad esempio i progetti a cui devi lavorare a breve (possibilmente in cartelline etichettate) e la cancelleria, da tenere in organizer per cassetti o in un qualunque contenitore senza coperchio.

● Digitalizza. La carta rimane la fonte primaria dell’ingombro fisico della tua scrivania, quindi, tutte le volte che puoi, fai delle scansioni dei tuoi documenti. Per quanto riguarda note e post-it volanti suggerisco sempre vivamente di utilizzare Evernote (leggi quest’articolo per sapere come usarlo). Non rischierai di perdere le tue note e manterrai sgombra la scrivania.

● Aggiungi un tocco personale. Passi alla scrivania molte ore al giorno, vale la pena rendere la cosa il più gradevole possibile. Scegli un oggetto che ti faccia piacere vedere sempre. Ne basta uno: su una scrivania sgombra risalterà.

● Dedica ogni giorno 5 minuti a mantenere il risultato che hai ottenuto. Prima di uscire dall’ufficio, abituati a mettere in ordine la scrivania per il giorno dopo. La tua giornata successiva comincerà molto meglio.

Buon lavoro!

 

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