Sul mio desktop è scritta una frase. Ce l’ho messa perché voglio vederla tutti i giorni. Racchiude, in sole undici parole, il segreto della produttività. Non viene da un coach, un formatore o un scrittore di bestseller del settore, ma da un account ignoto, e dice così:

 

UNA COSA PER VOLTA. LA PIÙ IMPORTANTE PER PRIMA. COMINCIA ADESSO.

 

Semplice, ma certamente non facile, perché non va proprio sempre così. Pensa in dettaglio alla tua giornata di ieri. È probabile che tu abbia fatto moltissime cose, che tu sia stato sempre reattivo e magari anche veloce, ma che, nonostante tutto questo attivismo, tu sia andato a letto con la sensazione di essere oberato e comunque improduttivo, come se corressi a vuoto. 

Perché improduttivo, se sei riuscito a fare mille riunioni, telefonate e commissioni? Perché iperattività e produttività sono due cose ben diverse. La produttività personale in realtà ha a che vedere con la sottrazione: vuol dire fare di meno ma meglio, vuol dire sottrarsi alla tirannia del “devo fare tutto” e gestire bene le tue risorse e il tuo tempo, che non sono illimitati.

Vediamo come undici parole, che sintetizzano tre concetti fondamentali, possono aiutarti a essere più produttivo:

 

È ormai noto che il multitasking, cioè il fare più cose contemporaneamente, ha un impatto negativo sulla nostra efficienza: ci rallenta e ci fa commettere più errori, perché costringe il cervello a spostare continuamente l’attenzione da un’attività all’altra.

Ciascuno di questi “passaggi” ha un costo di tempo e di energia, che ovviamente cresce con l’aumentare della complessità dei compiti (degli studi hanno dimostrato che chi svolge due attività simultaneamente impiega anche il 30% di tempo in più rispetto a chi svolge le stesse attività in sequenza, aumentando in modo significativo anche gli errori).

Non ti sembra possibile? Per rendersi conto di quanto quest’allungamento dei tempi sia reale e per togliersi ogni possibile illusione sulla velocità del multitasking, nel libro Have a good day: come trasformare ogni giorno in una bella giornata (titolo leggero, contenuto consistente) l’economista e coach Caroline Webb suggerisce questo semplicissimo esercizio:

● cronometra quanto ci metti a dire A-B-C-D-E-F-G e poi subito in sequenza 1-2-3-4-5-6-7

● combina mentalmente le due stringhe e cronometra quanto ci metti a dire A-1-B-2-C-3-D-4-E-5-F-6-G-7

● nota quanto tempo in più e quanto sforzo mentale supplementare ti ha richiesto il passare da una stringa all’altra.

Per essere più produttivo: svolgi un compito alla volta, dedicando la tua attenzione esclusiva a quella singola attività e focalizzandoti interamente su quello che stai facendo.

 

Non tutto è importante, ci sono cose che sono ben più importanti di altre. In realtà quando tutto sembra essere importante e urgente, siamo noi che smettiamo di essere importanti per noi stessi. Il grande assente delle nostre congestionatissime vite siamo noi. La frenesia dei mille impegni quotidiani offusca i nostri obiettivi personali e i nostri sogni.

Bisogna fare di meno, individuare ciò che è davvero essenziale. Investiamo il nostro tempo e le nostre risorse tenendo conto delle nostre priorità? Sappiamo bene che non è così, basta anche solo pensare a quante volte diciamo di sì a cose che non c’interessano, perché non riusciamo a dire di no (e intanto la nostra agenda si riempie di impegni che non hanno nessuna rilevanza). In realtà ci sono attività che per noi sono ben più significative di altre, che producono risultati migliori, che ci portano realmente più vicini agli obiettivi che ci siamo prefissati.  

Per essere più produttivo: se vuoi mantenere la rotta senza disperderti, chiediti sempre “qual è la cosa più importante che posso fare adesso?”

 

È facile che la cosa più importante da fare sia impegnativa e che la sola idea di metterci la testa ci faccia sentire sopraffatti (questa è certamente una delle ragioni per cui preferiamo riempirci l’agenda di cose meno rilevanti).

In realtà qualunque obiettivo, qualunque compito è scomponibile in azioni più piccole che lo rendono affrontabile senza troppi patemi, perché smettiamo di percepirlo come superiore alle nostre forze.

Quello che conta è fare il primo passo, che, anche se piccolissimo, ci metterà in movimento e ci darà lo slancio per compiere le azioni successive (a questo tema ho dedicato recentemente un intero articolo perché è fondamentale).

A questo punto la domanda che puoi farti è molto semplice e concreta: “Qual è il primo piccolissimo passo che posso mettere in atto per fare progressi?”.  

Per essere più produttivo: individua la prima, piccolissima azione che puoi fare e falla… subito.  

Aggiungo una cosa: scrivere sul desktop una frase che ti motivi può realmente esserti d’aiuto. Siamo esposti a quello che vediamo su computer e cellulare decine di volte al giorno. In virtù dell’effetto priming, di cui ti ho parlato in quest’articolo, è davvero possibile che quello che vedi sullo schermo ti influenzi positivamente.

 

 

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